Sekretär

Täienduskoolitusasutuse nimetus:

Eterna Koolituskeskus OÜ

Õppekava nimetus:

Sekretär

Õppekavarühm:

Sekretäri- ja ametnikutöö

Õppe kogumaht:

224 ak tundi, millest on 170 ak tundi auditoorset tööd ja 54 ak tundi iseseisvat tööd.

Õppekava koostamise alus:

Kutsestandard: Sekretär, tase 5 (Äriteeninduse ja Muu Äritegevuse Kutsenõukogu, kehtib alates 10.05.2017)

Sihtrühm:

  • Uue eriala omandamisest huvitatud isikud
  • Kvalifikatsiooni tõstmisest huvitatud sekretärid

Õppe eesmärk:

Anda teadmisi ja oskusi, mis on vajalikud sekretärina töötamiseks.

Õpiväljundid:
Koolituse lõpuks õppija:

  • oskab pidada ametlikku kirjavahetust;
  • loob ja toetab dokumendiringlust ettevõttes;
  • korraldab tööd vastavalt sekretäri tööga seotud õigusaktidele;
  • loob ja arendab organisatsiooni sise- ja väliskommunikatsioone;
  • teeb organisatsiooni ja väliskeskkonna koostöö analüüsi;
  • koostab personali tööga seotud dokumente.

Õppesisu

ASJAAJAMISE KORRALDAMINE

Asjaajamise standardid EV-s (EVS) ja EL-s. Dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivad õigusaktid. Asjaajamise kord ja korraldamine. Asjaajamise korraldamise etapid väikeettevõttes.

DOKUMENTIDE LOOMINE

Digitaalne haldussüsteem (DHS). Kehtivad tavad dokumentide koostamisel. Dokumentide loomine: elemendid ja rekvisiidid. Dokumentide ringlus, selle korraldamine. Dokumentide põhiliigid: kiri, käskkiri, protokoll jt. Dokumentide vormistamise kord. Dokumentide loomise tüüpilised näited.

ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE

Arhiivihaldust reguleerivad õigusaktid. Dokumentide säilitamise ja kasutamise nõuded. Dokumentide elektrooniline säilitamissüsteem. Arhiivi koosseisu ülevaate koostamise alused.

AMETLIK EESTI KEEL

Eesti kirjakeele normid kirjalike dokumentide koostamisel

ARVUTI KASUTAMINE

Arvutiga töötamise põhireeglid, failisüsteemi loomine. Töö Internetis. Infoohutusnõuete järgimine. Sisend-väljundi-, digi- ja abiriistvara (faks, laminaator, shredder) kasutamine. Kontoritarkvara kasutamine. Asjaajamise automatiseerimise võimalused

TÖÖ PERSONALIGA

Personalitöö alused. Personalitöö põhidokumendid: isiklikud toimikud, ametijuhendid, instruktaaz, koolitus. Isiklike andmete kaitsmine (GDPR nõuded). Personali valik, kohandamine ja koolitus

ÄRIEETIKA

Klientide tüübid ja nende ootused. Etikett: riietus, mitteverbaalne suhtlemine, firma ja selle töötajate esitlemine. Telefonikõne etikett. Korraldamise kultuuri alused. Konfliktide lahendamine.

ETTEVÕTTE TEGEVUSE ALUSED

Ettevõtlus väikeettevõttes: Eesti Vabariigi seadusandlikud alused. Raamatupidamise dokumentide ringluse ja maksustamise alused. Ettevõtte tegevuse peamised näitajad 

FIRMA SISE- JA VÄLISSUHTLUS

Tulemusliku suhtlemise võtted. Kohtumiste ja ametialaste läbirääkimiste korraldamine. Ühiskondlike sidemete teostamine. Sisemised kommunikatsioonid kui eesmärkide saavutamise võtted. Kommunikatsioonide loomise ja toetamise võtted. Klientidega töötamise automatiseerimise võimalused Tagasiside ja selle roll juhtimiskommunikatsioonides. Konstruktiivse koostöö põhimõtted: äri, ärisuhete ja isiksuse tervislikkuse säilitamine ning arendamine. Töötajate tüüpide iseärasused ja koostöö võtted. Isikliku töökuse säilitamine

TÖÖÕIGUSE ALUSED

Töösuhete vormistamise seadusandlikud vormid. ööandja ja töötaja põhiõigused ja -kohustused. Tööaeg sh ületunnitöö ja selle piirangud, lühendatud tööaeg.

PROJEKTIJUHTIMINE

Projektijuhtimise alused. Projekti planeerimine: võrkgraafik ja vastutuse matriks. Projekti eelarve koostamine. Projektitöö koordineerimine. Projekti lõpetamine. Projetijuhtimise automatiseeritud süsteemid.

Õppemeetodid:

Rollimängud, arutluskaart, intervjuu, juhitud diskussioon, mõistekaart, probleemõpe, grupi- ja paaristöö, loeng

Iseseisev töö:

Jooksvad iseseisvad tööd koduseks lahendmiseks.

Õppekeskkond:

Õppekeskkonnana mõistetakse õppijaid ümbritseva vaimse, sotsiaalse ja füüsilise keskkonna kooslust, milles õppijad arenevad ja õpivad. Sotsiaalse ja vaimse keskkonna kujunemisel osalevad nii koolitajad ja koolituskeskuse töötajad kui ka õppijad. Efeketiivseks keeleõppeks luuakse vastastikusel lugupidamisel ja üksteise seisukohtade arvestamisel põhinevad ning kokkuleppeid austavad suhted; märgatakse ja tunnustatakse kõikide õppijate pingutusi ja õpiedu; ollakse abivalmid ja toetavad.

Koolituskeskuse õppekeskkond moodustub füüsilisest keskkonnast. Õpperuumid on turvalised ja vastavad tervisekaitse- ja ohutusnõuetele. Klassides on iga õppija jaoks piisavalt ruumi ja valgust. Ruumid, sisseseade ja õppevara on esteetilise väljanägemisega. Klassid on varustatud tänapäevase esitlustehnikaga, on olemas projektor, ekraan ja sülearvutid. Õppimiseks kasutatakse nüüdisaegseid info- ja kommunikatsioonitehnoloogiatel põhinevaid õppematerjale ja vahendeid. Koolituskeskusel on õppeklassid Jõhvis, samuti kasutatakse koostööpartnerite õppeklasse Tallinnas, Narvas ja teistes Eestimaa linnades. Klassis on võimalik laudu ja toole paigutada vastavalt vajadusele, et toetada erinevate õppemeetodite kasutamist. Koolituskeskusel on olemas mobiilsed klassiarvutid. Vajadusel varustatakse iga õppija sülearvutiga. Igaks kursuseks on ette valmistatud õpimapid ja õppematerjalid. Koolituskeskus tagab igale koolitusel osalejale kohvipausi, kui kursus on pikem kui 2 tundi. Olenevalt kursusest ja vajadusest on võimalus kasutada internetiühendust. Koolitusgruppide suurused on erinevad, sõltuvalt koolituse sisust, kuid eesmärgiks on tagada individuaalne areng koolituse jooksul ning õpimotivatsiooni säilimine. Lisaks õpe toimub ka veebipõhiselt Zoom’i keskkonnas.

Õppematerjalide loend:

  • Kõrven, T-R. Asjaajamine. 2005. Tallinn: Tallinna Majanduskool
  • Kõrven, T-R. Dokumendihaldus. 2006. Tallinn: Külim
  • Ilves, L. Ametikirjad ja bürooetikett. 2003. Tallinn: Kirjastus Kentaur
  • Tamberg, A. Asjaajamine ja arhiivindus. I, II osa. 2002. Tallinn: Sekretar.ee
  • Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1, Üldnõuded. 2004. Tallinn: Eesti Standardikeskus

Nõuded õpingute lõpetamiseks, sh hindamismeetodid ja hindamiskriteeriumid:

Õpingute lõpetamise eelduseks on osalemine vähemalt saja kahekümne seitsmes (127) kontakttunnis. Tuleb sooritada test ja lõputööd positiivsele tulemusele, s.t vastavalt hindamiskriteeriumitele.

Hindamismeetod. Hindamiskriteeriumid.
Test (lühi- ja valikastustega kirjalik test)

Õppija oskab …

  • korraldada dokumendiringlust ettevõttes;
  • rakendada dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivate õigusaktide aluseid;
  • luua ja arendada välis- ning sisekommunikatsioone.

Lõputöö (ametikirja koostamine)

Õppija oskab …

  • koostada ametikirja vastavalt nõuetele.

Lõputöö (töölepingu koostamine)

Õppija oskab …

  • koostada põhilisi dokumente, mis on seotud töö personaliga.

Lõputöö (SWOT analüüsi koostamine)

Õppija oskab …

  • koostada organisatsiooni ja väliskeskkonna koostöö analüüsi.

Kursuse läbimisel väljastatav dokument:

  • Eterna Koolituskeskus OÜ tunnistus, kui õpingute lõpetamise nõuded on täidetud.
  • Tõend, kui õpitulemused ei ole saavutatud, kuid õppija võttis osa õppetööst. Tõend väljastatakse vastavalt osaletud kontakttundide arvule, kuid mitte juhul, kui õppija osales vähem kui pooltes tundides.

Koolitaja kompetentsust tagava kvalifikatsiooni või õpi- või töökogemuse kirjeldus:

Koolitaja, kes omab sekretäritöö alast haridust ja/või vastav töökogemus.

Õppekava kinnitamise aeg:

31.03.2022

reaalsus

opeastustele

LK Eterna